Über die Website von Autohaus König können Kunden einen Werkstattermin buchen. Auf Wunsch kann gleichzeitig der Werkstattersatzwagen gebucht werden. Autohaus König verwendet für die Buchung des Werkstattersatzwagens eine eigene Oberfläche und spricht damit die RentOffice Web API an.
Folgende Funktionen der RentOffice API werden für die Reservierung eines Werkstattersatzwagens verwendet:
- Verfügbarkeitsprüfung: RentOffice prüft, ob zum gewünschten Mietzeitraum noch ein Fahrzeug verfügbar ist.
- Kundenanlage: Es wird geprüft, ob der Kunde bereits in RentOffice existiert (Abgleich der E-Mail-Adresse). Falls dies der Fall ist, werden die Daten des Kunden abgeglichen und bei Bedarf aktualisiert. Sollte der Kunde noch nicht existieren, wird ein neuer Kundendatensatz mit den bei der Reservierung eingetragenen Daten angelegt.
- Buchung: Wenn ein Fahrzeug verfügbar ist, wird die Buchung über die API vorgenommen und im RentOffice eingetragen.
- Zahlung per Kreditkarte und Anlegen einer Kaution: Über die API wird die Schnittstelle zu Telecash angesprochen. Bei Buchung erfolgt über Telecash die Abbuchung des Mietpreises für einen Tag sowie die Hinterlegung einer Kaution. Über den Telecash DataStorage ist es zudem möglich, auch nachträglich von der Kreditkarte abzubuchen, falls z. B. Schäden am Fahrzeug verursacht wurden oder die Mietdauer verlängert wurde.
- Automatisierter E-Mail-Versand: RentOffice versendet nach Buchung eine Reservierungsbestätigung sowie die Erst-Rechnung.
Ergänzend nutzt Autohaus König die RentOffice Weblösung zur Verwaltung:
- Fahrzeugverwaltung: Hier können Fahrzeugstammdaten gepflegt werden. Außerdem können Schäden und Fahrzeugzustand erfasst werden.
- Stationen: Autohaus König arbeitet mit vielen Stationen. Adressen und Öffnungszeiten können eingestellt werden. Jede Station hat einen eigenen Zugang und sieht nur die Daten der eigenen Station.
- Verträge: Verträge können verändert werden. Es kann z. B. ein weiterer Mieter erfasst oder der Mietzeitraum angepasst werden. Die Bearbeitung des Tarifs ist ebenso möglich wie das Erfassen einer Notiz.
- Übergabe und Rückgabe: Bei der Übergabe (Checkout) und Rückgabe (Checkin) werden über ein vereinfachtes Formular Km-Stand, Tankstand und Sauberkeit überprüft. Der Kunde erhält im Anschluss stets eine E-Mail mit dem entsprechenden Protokoll.
- Abrechnung: Die Abrechnung erfoglt in RentOffice automatisiert im Anschluss an den Checkin. Bei der Tarifneuberechnung wird überprüfgt, ob z. B. Mehr-km angefallen sind. Sollte sich an der Vertragssumme etwas geändert haben, wird bei der automatischen Abrechnung auch über Telecash nachgebucht oder eine eventuelle Gutschrift erstattet.
