Praktische Tipps für den Einstieg!
Nur 6% der deutschen Unternehmen arbeiten voll digitalisiert, d.h. viele Prozesse basieren noch auf analogen Methoden. In vielen Unternehmen ist langfristig ein Digitalisierungsgrad von bis zu 80-85% erreichbar. [ 1 ] Dabei steigt das Interesse an einer „schlüssellosen“ Vermietung weiter an, da die Vorteile auf der Hand liegen.
Oft prallen heute noch zwei Welten aufeinander. Auf der einen Seite die klassischen, stationsbasierten Prozesse der Autovermietung, auf der anderen Seite die fortschreitende Digitalisierung der Mobilität. Sicher, viele der „bewährten“ Verfahren funktionieren, aber sind sie noch effizient? Nur weil etwas funktioniert, heißt das nicht, dass es nicht verbessert werden kann.
„Schlüssellose“ Autovermietung eng mit Flottenmanagement verknüpft
Was bedeutet „schlüssellos“ den Einsatz in der Vermietung wirklich?
Unter dem Begriff „schlüssellose Autovermietung“ versteht man in erster Linie die Abschaffung der „physischen“ Schlüssel und die Einführung digitaler Prozesse.
Die „Keyless“ Funktion wird oft auch als Synonym für Digitalisierung und als Symbol für mehr Prozessmanagement verwendet.
Die Vorteile: Keyless-Modus im Autovermietsmanagement
Je nach Unternehmen und Ausgestaltung des Mobilitätsangebots lassen sich mit der Einführung von digitalen Prozessen unterschiedliche Vorteile erzielen. Die Vorteile eines „schlüssellosen“ Vermietungsmanagements sind zahlreich da die Digitalisierung sich auf folgende Aspekte positiv auswirken kann:
- Kostenreduzierung – z.B. Reduzierung der physischen Standorte oder des Personals zur Abwicklung des Prozesses.
- Effizienzsteigerung – Kundenselbstbedienung und bessere Verwaltung der Flotte.
- Nachhaltigkeit – mehr Menschen, die flexible Mobilität wie Carsharing nutzen, können die Gesamtmenge der produzierten oder genutzten Autos reduzieren.
- Zeitersparnis – Da weder der Kunde noch der Mitarbeiter beim Ein- oder Auschecken anwesend sein müssen, wird viel wertvolle Zeit gespart, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
- Wettbewerbsfähigkeit – Die Kunden sind an digitale On-Demand-Dienste gewöhnt, die Bereitstellung solcher Dienste ist ein Wettbewerbsvorteil.
New Mobility erfordert neues denken.
Jeder Neuanfang erfordert Anstrengung, Engagement und Kontinuität. Die Einführung und Umsetzung des „Keyless“-Modus ist ein Prozess, von dem alle Beteiligten profitieren werden, wenn er systematisch und konsequent durchgeführt wird.
Oftmals schieben Unternehmen die Umstellung auf, da sie die initialen Investitionskosten scheuen. Ist die Umstellung jedoch erfolgreich vollzogen, werden alle Beteiligten die Vorteile zu schätzen wissen.
4 Schritte zur Digitalisierung der Autovermietung
Der Anspruch, dass alle Prozesse zu 100 % digitalisiert werden , kann eine Herausforderung sein. Diesen Digitalisierungsgrad zu erreichen, ist jedoch ein fortlaufender Prozess.
Mittelfristig ist es jedoch sinnvoll, überwiegend „schlüssellos“ zu arbeiten.
Die ersten Schritte zur „schlüssellosen“ Autovermietung sind machbar, wenn man mit kurz- und mittelfristigen Zielen beginnt.
1. Definition der Erwartungen
Die Einführung eines Systems, das die „physischen Schlüssel“ über Nacht abschafft, ist utopisch. Die Umstellung auf „schlüsselloses“ Arbeiten ist ein Prozess, der je nach Größe des Unternehmens einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Eine langfristige Umstellung sollte daher nicht überstürzt, sondern sorgfältig geplant und durchdacht werden. Prozesse, die auf „physischen Schlüsseln“ basieren, sollten Schritt für Schritt ersetzt werden, so dass langfristig die Idee der Einführung „schlüsselloser“ Prozesse immer mehr Realität wird.
Die Regel lautet: Schritt für Schritt.
2. Klein anfangen
Aller Anfang ist schwer. In der Regel ist es am besten, an der Quelle und mit den einzelnen Schritten der „klassischen“ analogen Prozesse zu beginnen.
Ein guter Ausgangspunkt ist es, mit Ihrem vertrauten Geschäftspartner zu beginnen mit einem Piloten.
Es ist günstig, sich für diese Gruppe zu entscheiden, da jede Einführung neuer Methoden und Arbeitsprozesse überprüft werden kann, indem man ein Feedback darüber erhält, wie erfolgreich die Umsetzung ist, und somit bessere Entscheidungen zur Optimierung treffen kann. So erreichen Sie ein besseres Kundenerlebnis.
Auf diese Weise kann jeder der „klassischen“ analogen Prozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.
3. Engagement der Mitarbeiter
Die Umstellung von vertrauten Prozessen auf neue Arbeitsweisen kann für manche Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen. In diesem Fall ist es wichtig, die Vorteile des „schlüssellosen“ Übergangs aufzuzeigen, geplante Veränderungen offen und transparent zu kommunizieren und die Mitarbeiter aktiv in die Umsetzung einzubeziehen.
Für die Mitarbeiter bietet der „schlüssellose“ Miet-/Leasingprozess auch individuelle Vorteile, wie z.B. flexiblere Arbeitszeitmodelle und/oder Arbeiten von zu Hause aus. Offene Kommunikation und Initiativen für den Wandel und die digitale Transformation sind der Schlüssel zur Optimierung des Prozesses.
4. Die richtigen Software-Module einführen
Damit der Übergang zu „schlüssellosen“ Methoden ein Erfolg wird, müssen verschiedene Lösungen und externe Services eingeführt werden. Die Wahl der richtigen Software- und Hardware-Option hängt von den Fahrzeugmanagement-Prozessen jedes Unternehmens und auch von der jeweiligen Branche (Vermietung, Leasing, Abo, etc.) ab. Ob für das Verwaltungs- und Fahrzeugwartungsmanagement, die Fahrzeugauslieferung oder die Übergabe, für jeden Bereich des Unternehmens gibt es eine Vielzahl von Softwaremodulen, die die Digitalisierung unterstützen.
Moderne Suite von Anwendungen für ein effizientes Fuhrparkmanagement
Generell wird zwischen All-in-One-Solutions und individuellen Lösungen unterschieden. All-in-One-Solutions sind je nach Komplexität der unternehmensinternen Prozesse nur schwer zu finden. Maßgeschneiderte Lösungen hingegen bilden die einzelnen Prozessschritte ab und sind meist die flexiblere, aber auch kostenintensivere Variante.
KMS Mobility Solutions bietet mit den Vermiet-Lösungen Rentoffice und der Carsharing App Share2Rent All-In-One-Solutions für einen schnellen Einstieg an. Darüber hinaus können mit der KMS Platform kundenindividuelle Lösungen gestaltet werden.
