RentOffice BASIC
RentOffice die Software-Branchenlösung für die Autovermietung, das Autohaus oder die Fuhrparkverwaltung

RentOffice Basic enthält alle notwendigen Programmteile für die Vermietung. Informieren Sie sich hier über die Bestandteile der Basisversion.

Verträge / Vorgänge

  • Aufnahme von Mietverträgen, Reservierungen, Probefahrten, Leerfahrten oder Angeboten im Dialog
  • Berücksichtigung der Disposition diekt bei der Aufnahme
  • Überprüfung von Mietbeginn und Mietende
  • Zugriff auf Stammdaten (eigene Fahrzeuge oder Fremdfahrzeuge, Kunden, Vermittler, Tarife usw.)
  • Notizen
  • Verträge können mit Barcode ausgedruckt werden.
  • Zu einem Vertrag kann eine beliebige Anzahl von Leistungen aufgenommen werden
  • Zu jedem Vorgang kann eine Fahrerliste gedruckt werden.
  • Tausch von Fahrzeugen auch mehrfach möglich.
  • Automatisch erfolgt die Berechnung von Zeit und Kilometern, Druck von Einzel- oder Sammelrechnungen.
  • Zwischenrechnungen oder Gutschriften können erstellt werden.
  • Vorhandene Tarife oder Pauschaltarife können zugeordnet werden.
  • Sie können sich eine beliebige Teilauswahl der Verträge zusammenstellen. Alle diese Vorgänge können gemeinsam bearbeitet werden oder es können Listen der ausgewählten Vorgänge gedruckt werden
  • Zu jedem Vorgang (z.B. Check-In, Probefahrt usw.) können spezielle Reports angelegt werden.

Kunden

Allgemeine Kundendaten

  • Führerscheindaten / Ausweisdaten, Kontoverbindungen
  • Spezial
  • Kundenstatus: VIP, bevorzugt, Standard, Vorsicht, Faul
  • Zahlungs- und Mahnbedingungen (Mahnsperre) lassen sich für jeden Kunden zuordnen;
    spezielle Rechnungskunden können zugeordnet werden.

Anzeige

  • aller Verträge und Summierung eines Kunden, somit Informationen über Gesamtumsatz, letzten Umsatz, letztes Mietdatum der Verträge
  • Alle Zahlungen eines Kunden können aufgelistet werden
  • Vorhandene Rechnungen bzw. Unfalldaten können angezeigt werden

Adressenzusammenführung

  • Falsch oder doppelt angelegte Adressen lassen sich zusammenführen, alle bisher vorhandenen Vorgänge werden entsprechend neu zugeordnet
  • Über die Ereignisverwaltung kann festgehalten werden, welcher Mitarbeiter die Zusammenführung durchgeführt hat

Notizen

  • Aufnahme von Notizen beliebiger Länge
  • Mitarbeiter und Datum der Änderung werden festgehalten.

Provisionsempfänger

  • dem Kunden können beliebige Provisionsempfänger zugeordnet werden

Sonstige Adressen

Verwaltung von Lieferanten, Mitarbeitern, Versicherungen (Möglichkeit der Zuordnung eines festen Unfalltarifes) und sonstiger Adressen ist möglich.

Allgemein

  • Anzeige Fahrzeuge nach Hersteller/Modell oder Station und Tarifgruppe
  • Auswahl Fahrzeuge nach selbst definierten Filtern oder nach Fahrzeugeigenschaften
  • Aufnahme von Notizen zum einzelnen Fahrzeug mit Ausdruck im Mietvertrag (z.B. Fahrzeugschäden oder Notizen zur internen Verwendung).
  • Eintrag einer Dispositions-Priorität
  • Sperren des Fahrzeug für die Disposition
  • Arbeiten Sie mit der Standortverwaltung, Anzeige des Standortes der Fahrzeuge für einen bestimmten Tag
  • Druck von Standardlisten, Stammblättern, Verkaufsliste, oder Formularen
  • Ereignisverwaltung: Zusätzlich kann über die Ereignisverwaltung eine Zuordnung beliebiger Dokumente (z.B. Bilder, Sound-Daten etc), Zusatznotizen und Termine - aufgeteilt in frei wählbaren Gruppen - jedem Fahrzeug zugeordnet werden

Fahrzeug-Daten

Fahrzeugstamm nach Allgemeinen Daten, Technische Daten, Ausstattung, Reifen, Kontrolldaten, Finanzierung, Versicherung und Bilder.

Rechnungen

  • Aus den Verträgen können Einzel-/Zusatzrechnungen oder Zwischenrechnungen (z.B. für Langzeitverträge) definiert werden. Die Rechnungen können sofort geschrieben oder in den Ausgangsrechnungen gesammelt werden, damit alle Rechnungen zusammen gedruckt werden.
  • Arbeiten Sie mit dem Modul Unfallersatzgeschäft werden alle Rechnungen nach Normal- und Unfaller-satzgeschäft unterschieden. Spezielle Mahnverfahren werden im Normal- und Unfallersatzgeschäft definiert.
  • Beim Kunden kann hinterlegt werden, ob der Kunde Rechnungsempfänger ist. Zusätzlich kann ein Kunde als Sammelrechnungskunde definiert werden. Für diesen Fall können Sie einen Termin für die Rechnungslegung definieren, z.B. zum 15. des Monats. Alle Rechnungen bis zu diesem Zeitraum werden gesammelt und zu diesem Termin gedruckt.
  • Beliebige Zahlungseingänge können verbucht werden.
  • Ein ausführliches Mahnwesen, mit Sammeldruck, Kontoauszug, 4 Mahnstufen, getrennt nach Normal- und Unfallersatzgeschäft, stehen zur Verfügung.

Mahnwesen

  • Mahnungen können bei Zahlungsverzug automatisch versandt werden.

Tarife

  • eigene Tarife können angelegt werden
  • alle Tarife können einem speziellen Erlöskonto zugeordnet werden
  • es kann bestimmt werden, ob ein bestimmter Tarifteil auf Provisionen angerechnet werden kann
  • für Kunden können kundenspezifische Tarife hinterlegt werden
  • Ein Gültigkeitsbereich für die Tarife kann eingetragen werden (z.B. Ferien oder Wochenenden)

Normaltarife

  • Aufnahme beliebiger Tarife bezogen auf Fahrzeuggruppen mit Versicherung und Zusatzleistungen

Unfalltarife

  • Spezielle Preistableaus bzw. Staffelpreis können für das Unfallersatzgeschäft angelegt werden.

Zubehör

  • Aufnahme von beliebigen Zubehör, z.B. Decken, Sackkarren oder Umzugskartons
  • Tarifberechnung z.B. nach Tagen, Stunden oder km

Tarifberechnungen

  • Tarifberechnungen können auch unabhängig von Verträgen durchgeführt werden.
  • mehrere Tarife können kombiniert werden, z.B. ein Wochenendtarif mit folgendem Stundentarif.
Einfache Kassenfunktion verhanden, Zahlungen zu Verträgen oder Rechnungen können angelegt werden.
PDF-Erstellung und E-Mail-Versand aus RentOffice heraus möglich. Z. B. von Rechnungen, Verträgen usw.
Vorgefertigte Formulare für Verträge, Rechnungen usw.
Beim ASP-Betrieb können Sie von überall und zu jeder Zeit auf Ihr RentOffice mitsamt sämtlicher Daten zugreifen. Dies ermöglicht ein flexibles Arbeiten und Unabhängigkeit in dringenden Fällen.
Im ASP-Betrieb werden Ihre Daten täglich gesichert. Updates und Support können schnell und unkompliziert stattfinden.
*Ab 3 Arbeitsplätzen wird im Basispaket ebenfalls die erweiterte Nutzerverwaltung freigeschaltet.